総務に寄せられる相談への対応

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総務の仕事は会社のお世話係と言われるように雑務が多いのが特徴のひとつなのですが、会社の内外の情報が最も集まる部署でもあります。社内の相談窓口が総務部となっている会社も多く、セクハラやパワハラなどを始め人事上の問題などあらゆる相談が総務部に寄せられることになります。

総務に寄せられる相談
総務はその担う役割によって実に様々な相談が寄せられる部署となります。人事部や法務部などに細分されていなければ社内で起こるほとんどの問題が総務部に寄せられることになります。
特に最近はコンプライアンス意識の高まりによって従来はあまり問題にはされなかったことについても相談ごととして持ち込まれることも増えてきており、相談事案への対応によっては全社的、対外的にも問題に成りかねないものも多くなってきています。

総務としての対応
総務に寄せられる相談としては部や係りなどの組織的、人事的なものから社員個人の問題まであります。部署が多かったり、人が多かったりすればするほど持ち込まれる相談も多くなっていきます。そこでは部署と部署、部署と人、人と人の間に入って様々な調整を行う必要が生じます。
組織的・人事的な問題も社員個人の問題も総務の対応としては同じです。冷静に誠実な対応を行い、感情的になってはいけないということです。相談ごとは基本的に厄介ごとであり、全ての関係者が満足する内容で解決することは難しいといって良いでしょう。
したがって感情に流された判断をしてはならず、ときには嫌われることを覚悟して物事の判断をしなければならないこともあります。しかし、それ以上に大切なのは嫌われたとしても信頼される総務であることなのです。

慎重さが求められる総務の対応
近年では総務の対応には一段と慎重さも求められる局面が多くなっています。特に個人の問題から生じる相談については様々なリスクが潜んでいます。社員が個人の問題を総務に相談をしてくる局面では既
に追い込まれた状況であるケースも多く、パワハラ、セクハラ、コンプライアンスなどひとつボタンを掛け違うと会社対個人の訴訟問題に発展することも珍しくありません。訴訟に発展すると費用、時間だけでなく、会社のイメージにも悪影響を与えることにもなりますので十分に気を付けなければいけません。
今後、総務の仕事としては相談事項の係る問題が大きくなる前に察知をして問題が小さなうちに解決できるシステムを構築していくことが求められています。
問題が小さいうちに指摘することができ解決に導けるバランス感覚、リスク感知能力なども総務に求められる能力として挙げることができます。

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