企業において総務に求められる役割とは

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総務というと企業全体の事務業務を中心に各部門の管理業務も担う部署というイメージになるかと思います。このような業務を通じて総務に求められる役割とはどのようなものなのでしょうか。

総務に求められる役割
総務が担う業務の領域は実は企業によって異なります。と、いうのも総務の仕事というのは非常に領域が広く、企業の成長に伴い各業務が深化することで派生し、独立した部門もあるためです。例えば人事部、広報部、法務部といった部署は総務部から派生し独立した部門であり、これらの間接部門が企業全体の経営管理を行っているといえます。
したがって総務に求められる役割という点では、このような総務から派生し、独立した部門も含めて考えることとします。
企業が総務に求める役割は社内向けと社外向けに分けられます。社内での役割には、経営層に対するサポート、人と人、部門と人、部門と部門との間をつなぐコミュニケーター機能を果たすこと、人事や職場環境の改善などを通じての各部門へのサポートなどがあります。社外に向けた役割としては株主総会などの企画、運営を始め、企業のPR活動、広報宣伝活動などといった企業の顔としての役割をこなすことも求められます。

社内に向けた役割
経営層の経営判断に資する情報収集や資料の整理、そしてこれらの報告などを行うに際しては、総務の手腕が問われることになります。集めた情報が誤っていれば、経営層の経営判断を誤らせてしまう可能性がありますし、コミュニケーション能力が低いと伝えるべきことが上手く伝わらないということになってしまいます。このような点で総務の責任は大きいと言えるでしょう。
結果的にこれらの能力は人と人、部門と人、部門と部門をつなぐ際にも重要であり、企業運営を円滑に行うためにも総務にはコミュニケーション能力が求められます。また、各部門へのサポートでは事務用品の補充、OA機器のメンテナンスなどを円滑に行うとともに、部署の繁閑、人材の配置などを俯瞰して捉えて適切な人事を行うことで各部署の活動のサポートを行います。社内における総務の役割として求められるのは、各部署の活動が円滑に行われるようにサポートするととともに、経営層と各部署、各部署と各部署との間を取り持つ潤滑油のような働きだといえます。

社外に向けた役割
インターネットなどにより情報の伝達スピードが上がってきている中で企業も対外的な情報発信について慎重になりながらも、上手く利用していかなくてはならない時代になってきています。各部署が各々で発信を始めてしまうと企業として統制が取れていない情報が流れていくことになります。
そこで総務には、企業の活動を取りまとめて、企業の顔として社外に情報発信していく役割が期待されます。ここでも総務の責任というのは従来よりも重くなってきています。
総務の果たすべき役割は、実は責任が重く、企業が企業として存続するために不可欠なものだと言えます。もし、総務系の部署を希望するのであれば、そのような重責についても十分に理解した上で自己アピールにつなげていきましょう。

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